Privacyverklaring

Doof Vlaanderen vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we u heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Doof Vlaanderen  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit betekent in ieder geval dat wij:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming indien nodig voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Doof Vlaanderen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dat via onderstaande contactgegevens:

Doof Vlaanderen vzw
Dorpsstraat 43
9052 Gent
info@doof.vlaanderen

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers. Ook voor lezers van onze nieuwsbrieven en ledenbladen geldt onze privacyverklaring.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Doof Vlaanderen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst);
  • om deel te kunnen nemen aan de activiteiten van Doof Vlaanderen vzw (uitvoering overeenkomst);
    • aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactopname in geval van programmawijziging of annulatie);
  • verzorgen van opleidingen, vormingen, studiedagen en evenementen;
  • versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang);
    • digitale Nieuwsbrieven (e-mail);
      • ledenbladen voor leden die geen e-mail hebben;
  • bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;
  • privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres;
  • identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer;
  • rijksregisternummer (indien nodig voor bepaalde dossiers);
  • persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit;
  • Interesses;
  • financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …);
  • opleiding en vorming;
  • aanwezigheid;
  • beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …).

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.  Met uitzondering van:

  • beeldmateriaal (voor public relations);
  • contactgegevens (voor direct marketing);
  • …

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is het niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in ons ledenbeheersysteem;
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …);
  • een gedeelde databank, Ledenbeheer.doof.vlaanderen
  • partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meerdere organisaties zijn uitgewerkt (o.a. coproductie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld):
    • vaste partners van Doof Vlaanderen zijn: Doof Vlaanderen Ledenbeweging, Doof Vlaanderen Vorming en Doof Vlaanderen Belangenbehartiging;
  • overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …);
  • externe opleiders of trainers.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht deze gegevens door te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Doof Vlaanderen VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Doof Vlaanderen VZW verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan: tot de beëindiging van de samenwerking.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…).

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens Doof Vlaanderen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • encryptie van de harde schijven van onze laptops;
  • een virusscanner met systematische en tijdige updates, met ‘firewall’.
  • systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • op geregelde tijdstippen tests en evaluaties van onze maatregelen, en bijstellingen indien nodig;
  • informeren (en opleiden) van onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en gewezen op hun verantwoordelijkheid;
  • aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren;
  • bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.  U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website, www.doof.vlaanderen.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Doof Vlaanderen kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Wijzigingen zullen steeds aangekondigd worden op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.